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2021年最新版!株式会社設立に必要な書類を一覧表でチェックしよう

株式会社設立の必要書類.

株式会社の設立を検討している方は、どのような必要書類を事前に準備しておけば良いのか疑問に思っていることでしょう。

必要書類を早めに・確実に準備しておくことが、株式会社設立をスムーズに進めるために重要となります。

そこで今回は、株式会社設立に必要な書類を一覧表としてまとめました。
是非、株式会社の設立準備にお役立てください。

なお、株式会社および合同会社を設立する流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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合同会社設立の流れを手順・スケジュールに沿って解説!株式会社設立との違いも

株式会社設立に必要な書類チェックリスト(一覧表)

株式会社設立の必要書類.

株式会社設立を自分で進める際には、上図の書類が最低限必要です。
定款認証と設立登記申請の必要書類を簡単にまとめると、以下のようになります。

なお、2021年2月15日から以下の条件を満たす場合には、完全オンラインで会社設立ができるようになりました。

<設立登記を完全オンラインで申請するための条件>

  • 1人株式会社か1人合同会社の設立登記を本人が申請する
  • 電子証明書のあるマイナンバーカードを持っている
  • 定款や添付書面をPDFに変換し電子署名を付与できる(規格あり)
  • 資本金の出資が金銭のみである

参照:法務省「一人会社の設立登記申請は完全オンライン申請がおすすめです!」

必要書類などは書面申請とほとんど変わりませんが、実印に代わる電子署名を付与するためマイナンバーカードが必要です。

以降では、「株式会社設立の流れ」に沿いながら、必要に応じて別途必要になってくる書類を含めて紹介していきます。

株式会社設立前に必要な書類など

株式会社の設立前・準備段階で用意すべき必要書類などは、以下の通りです。

  • 個人実印の印鑑証明書2通
  • 会社の実印(代表者印)

オンラインでの設立登記申請の場合は、印鑑の提出・登録が任意となりましたが、会社運営上は提出しておかないと後々困ります。

なお、印鑑届書は後から提出することも可能ですが、オンラインで会社の実印を登録するなら、登記申請と同じタイミングでしかできません。

参照:法務省「オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について(商業・法人登記)」

したがって、書面申請・オンライン申請に関わらず、印鑑届書は提出しておくことをおすすめします。

印鑑(個人実印と会社印)

株式会社の設立に必要な印鑑は、個人の実印と会社印(代表者印)です。

  • 個人の実印:市区町村の役所で登録した印鑑
  • 会社の実印:法務局で登録した会社の印鑑を指し、登記印や代表者印と呼ばれる

ちなみに、個人の印鑑登録には100円ほど手数料がかかります。(世田谷区・目黒区の場合)

また、会社の印鑑は実印(代表者印)だけでなく、以下のようなものもあるので、必要に応じて作っておきましょう。

  • 社印(角印・認印):請求書や領収書など日常的に使う印鑑
  • 法人銀行印:銀行口座開設や手形を振出す際に使う印鑑
  • ゴム印(住所印):会社名・住所・電話番号が記載された印鑑で、書類記入の手間が省ける

個人の印鑑証明書

株式会社を設立するためには、個人の印鑑証明書(発行後3ヶ月以内)が必要となります。

定款の認証を受ける時と株式会社設立の登記を申請する時に必要ですので、印鑑証明書は最低でも2通発行しておきましょう。

発起人が複数いる時は、全員が印鑑証明書を準備しておくと無難です。

なお、自分で電子定款を作る時や自分でオンライン申請をする時には、前述の通り、マイナンバーカードおよび電子署名できる環境が必要です。

定款認証を受ける際に必要な書類など(公証役場)

公証役場で公証人から定款の認証を受ける際、必要になる書類は以下の通りです。

  • 定款3通
  • 発起人の印鑑証明書(発行後3ヶ月以内)
  • 実質的支配者となるべき者の申告書
  • 公証人手数料など

定款3通

定款とは会社の基本的な規則を記録したもので、定款の認証とは正当に定款が作成されたことを公証人が証明することです。

株式会社は定款の認証が必要であり、その際に公証役場用・会社用・登記申請用として3通が必要となります。

電子定款の場合には電子公証という制度を利用しますが、法務省の「申請用総合ソフト」をダウンロードして、電子署名を付与した定款で申請します。

電磁的記録の認証の嘱託

なお、テレビ電話方式で認証を受けた場合には、認証定款データを自宅のパソコンでダウンロードでき、公証役場に出向かなくても登記申請が可能です。

テレビ電話方式によらない場合には、CD-Rなどの電子記録媒体を持って公証役場に出向き、データを受領しなければなりません。

定款の内容次第では、株式会社設立登記の申請で添付する書面が増えてしまう場合もあるため、公証人とよく相談のうえ定款を作成してください。

参考:日本公証人連合会「定款等記載例」

発起人の印鑑証明書(発行後3ヶ月以内)

定款の認証を受ける時、書面定款なら発行後3ヶ月以内の印鑑登録証明書が必要です。

なお、電子定款の場合は、本人確認および電子署名のためにマイナンバーカードが必要となります。

実質的支配者となるべき者の申告書

実質的支配者とは、法人の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人のことです。

いわゆるマネーロンダリング(資金洗浄)を防ぐために、2018年11月30日から新規に必要となりました。

定款の認証を受ける前に提出が必要であるため、公証人から定款の事前チェックを受ける際などに提出します。

公証人手数料など

定款の認証を受けるには、書面定款であれば以下の通り9.2万円ほどかかります。
事前に準備しておきましょう。

  • 定款認証手数料:5万円
  • 定款謄本手数料:(一般的に)2,000円
  • 書面定款の場合は収入印紙:4万円

資本金を払込む際に必要な書類など

定款の認証が終わったら、発起人の個人口座に資本金を払込みます。(出資の履行)

払込みを証する書面の準備

払込みを証する書面

引用元:法務局「添付書面の記載例」

払込みが終わったら、株式会社の設立登記申請書に添付する「払込みを証する書面」を準備しなければなりません。

払込みを証する書面とは、一般的に設立時代表取締役が作成した証明書(上図)と、預金通帳の写し等を合わせて綴じたものを指します。

証明書には以下の事項を記載し、通帳の写しは表紙・裏表紙・該当部分のコピーをとります。該当する部分は、マーカーで塗っておきましょう。

  • 払込先金融機関名
  • 口座名義人
  • 振込日
  • 振込金額

株式会社の設立登記申請に必要な書類など(法務局)

株式会社の設立登記を申請する際に必要な書類などは、以下の通りです。

  • 株式会社設立登記申請書
  • 登記すべき事項(別紙)
  • 認証済み定款の謄本1通
  • 登録免許税15万円以上(収入印紙貼付台紙)
  • 払込みを証する書面(資本金)
  • 設立時取締役の印鑑証明書
  • 印鑑届出書
  • その他状況に応じて提出する書類

これらの申請書面および添付書面は以下のような提出方法があるので、最適な方法を選択しましょう。

パソコン操作に慣れている方は、申請用総合ソフトで作成してみるとラクかもしれません。
マイナンバーカードを持っており、電子署名を付与できれば、オンライン申請も可能です。

  • オンライン申請:申請用総合ソフトで申請書情報を作成し、添付書面と合わせて電子署名を付与後、送信する
  • QRコード付き書面申請:申請用総合ソフトで申請書を作成し、印刷してから添付書面・印鑑届書・印鑑証明書を書面で提出する
  • 書面申請:申請用総合ソフトを使わずに作成し提出する

株式会社設立登記申請書

株式会社設立登記申請書

引用元:法務局「申請書様式」

株式会社の設立登記申請書は、法務局ホームページでダウンロードでき、記載例も見ることができます。

オンライン申請の場合は、申請用総合ソフトでそのまま作成し、電子署名を付与すれば提出可能です。

法務局のホームページで、申請書の記載例をよく確認しておきましょう。

登記すべき事項(別紙)

登記すべき事項

引用元:法務省「登記事項の作成例一覧」

登記すべき事項は株式会社設立登記申請書の一部ですが、通常は別紙(別添CD-R)で提出します。

認証済み定款の謄本1通

株式会社の設立登記申請では、認証済みの定款謄本を1通添付します。

電子定款の場合には、申請用総合ソフトを利用してファイル添付するか、CD-RやDVD-Rに記録して本店所在地を管轄する法務局に持参または送付します。

登録免許税15万円以上(収入印紙貼付台紙)

株式会社の設立登記を申請するには、15万円以上の登録免許税を支払わなければなりません。
資本金の額に対して0.7%の税率が課され、税額が15万円未満の場合は15万円とします。

実際に支払う方法は、書面申請なら収入印紙か領収証書を収入印紙貼付台紙に添付します。
オンライン申請ならインターネットバンキング等による電子納付も可能です。

設立時取締役の印鑑証明書

取締役や監査役の人数分の印鑑証明書を申請書に添付して提出します。

払込みを証する書面(資本金)

資本金を払込んだ際に作成した払込みを証する書面も設立登記申請書に添付して提出します。

印鑑届書

前述の通り、任意であっても実質的には印鑑届書の提出は必須となります。

書式記載例は、オンラインおよび書面申請の場合で以下の通りです。
なお、設立登記申請と同様、オンライン申請の場合には電子署名と電子証明書が必要です。

参考:
印鑑届書の記載例(オンライン)
印鑑届書の記載例(書面)

その他状況に応じて提出する書類

ここまでは、株式会社の設立登記申請で最低限必要となる書類を紹介してきました。
しかし、状況によっては以下の書類が必要です。

  • 定款で本店所在地を最小行政区画までしか定めていない(本店所在場所決議書)
  • 定款で設立時取締役等を定めていない(設立時取締役選任決議書)
  • 定款や決議書で設立時取締役が席上で就任を承諾した記載および記名押印がない(設立時取締役の就任承諾書)
  • 定款に発起人が割当てを受ける株式数や出資金額を記載していない(発起人の同意書)
  • 現物出資がある(複数の添付書面)
  • 株主名簿管理人を置いた(株主名簿管理人との契約を証する書面)

特に現物出資をした時には、資本金の額を決めるため税理士・会計士・弁護士などから証明を受けたり、裁判所を通じた手続きが必要になったりします。(会社法第33条

非常に多くの手間・時間・費用がかかりますので、現物出資は慎重に検討しましょう。

その他の添付書面については、発起人が1人の場合は「発起人の決定書」、2人以上の場合には「発起人会議事録」で必要事項をまとめられる場合もあります。

株式会社設立後に必要な書類など

株式会社を設立した後も、公証役場や法務局以外に提出が必要な書類があります。

一息つきたいところですが、期限が定められているものもあるため、あまり余裕はありません。

税務署(国税関係)

株式会社の設立後、税務署に提出が必要な書類は多くあります。

特に、棚卸資産の評価方法や減価償却資産の償却方法、消費税の簡易課税については税金に大きく影響する場合もあります。

株式会社の設立後は、帳簿作成(会計処理)が必要ですし、金融機関から融資を受けたり、補助金の申請をすることもあるでしょう。

これらを経営者が自分ですべてやり切るのは、本業に割く時間も大きく減ってしまうこともあり現実的ではありません。

したがって、株式会社の設立を思い立った時点で、早めに税理士などに相談しておくのがおすすめです。

  • 法人設立届出
  • 青色申告の承認申請書
  • 給与支払事務所等の開設届出書
  • 消費税の新設法人に該当する旨の届出
  • 棚卸資産の評価方法の届出
  • 減価償却資産の償却方法の届出
  • 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請
  • 電子申告・納税等開始届出
  • 事前確定届出給与に関する届出
  • 消費税課税事業者選択届出
  • 消費税簡易課税制度選択届出

地方自治体(地方税関係)

税金関係の届出は、国税関係(税務署)だけでなく、法人住民税や法人事業税などの地方税に対しても必要です。

住民税には道府県民税と市町村民税がある(東京23区は都民税としてまとめて納付)ため、事業開始の届出を都道府県税事務所と市区町村の役場へ届出を提出します。

東京都の場合は設立から15日以内に提出(申告)しなければならないので、注意が必要です。

参照:東京都主税局「事業を始めたとき・廃止したとき」

  • 法人設立・設置届(都道府県および市区町村)

年金事務所(年金保険・健康保険関係)

株式会社や合同会社など法人を設立すると、法人事業所は健康保険および厚生年金保険の強制適用事業所となります。

新規適用の手続きとして、設立から5日以内に年金事務所へ提出しなければなりません。

なお、1人株式会社の場合でも役員報酬があれば被保険者となります。

  • 健康保険・厚生年金保険の新規適用届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者届

労働基準監督署およびハローワーク(労働保険関係)

労働者を1人でも雇えば、労働保険が適用されます。
これは個人事業主でも同様です。

労働保険の適用事業所は、保険関係成立届と事業者設置届出をそれぞれ10日以内に提出し、労働者(被保険者)を雇用した翌月の10日までに被保険者資格取得届をハローワークへ提出します。

また、概算保険料の申告書提出と納付を50日以内にしなければなりません。
その後も、労働保険料は毎年6月1日から7月10日までに申告・納付することとなります。(年度更新)

ちなみに、社会保険は役員も被保険者となりますが、株式会社の取締役(役員)は労働保険の被保険者にはなりません。

  • 保険関係成立届(労働基準監督署)
  • 雇用保険の事業所設置届出(ハローワーク)
  • 雇用保険被保険者資格取得届(ハローワーク)
  • 概算保険料申告書(労働基準監督署など)
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